Reguła czasu wdrożenia

Źródło: Flickr.com cc - http://www.flickr.com/photos/secubie/2565327187/sizes/m/in/photostream/Co stanie się jeśli przeznaczysz 2 tygodnie czasu na realizację zadania, które wymaga tylko tygodnia? Okaże się, że w magiczny sposób skończenie tego zadania zajęło dokładnie 2 tygodnie. Niestety zazwyczaj nie działa to w drugą stronę. Jeśli na coś co wymaga 10 dni roboczych dasz tylko 5 dni, to najprawdopodobniej okaże się, że czasu było za mało i jest opóźnienie. Wdrożenie będzie realizowane zatem tak długo, jak dużo czasu zostało na to przeznaczone lub znacznie dłużej. Reguła ta sprawdza się idealnie w większości przypadków. Dlaczego dzieje się tak, że czas realizacji zadań się wydłuża? Przyczyn jest kilka, ale najważniejszą z nich są ludzie.

Większość ludzi nie ma w zwyczaju zaczynać natychmiast tego co mają do zrobienia w pracy. Najchętniej przeciągają moment rozpoczęcia czynności tak późno jak tylko się da. Kiedy czas nagli i robi się go coraz mniej okazuje się, że taki pracownik spina się i kończy zadanie w wyznaczonym czasie lub trochę później. W przypadku dużych zadań lub wdrożeń, ludzi opóźniających pracę może być więcej, a efekty bardzo podobne.

Nawet jeśli sam wykonasz swoje zadanie przed czasem, okaże się że ktoś inny tego nie zrobił. W przypadku kiedy nie możesz ruszyć z dalszą pracą, zazwyczaj po chwili odpoczynku wracasz do dopracowywania tego co robiłeś wcześniej. I jeśli po drodze nikt nie zrobi opóźnienia, to w efekcie końcowym okazuje się, że wszyscy wykorzystali dokładnie tyle czasu ile było przeznaczone na zrobienie zadania.

Czy można w jakiś sposób oszukać tę regułę? Oczywiście można. W mniejszych zespołach, które realizują mniejsze zadania nie stanowi to większego problemu. Dobra wycena czasochłonności + rezerwa kierownicza załatwi wszystko. Osoba nadzorująca pracę musi tylko sprawić, że wykonawcy zaangażują się w odpowiednim stopniu w realizację zadania. W większych zespołach lub projektach, które wymagają kooperacji z innymi zespołami, jest to trochę trudniejsze. Zazwyczaj jeśli w jednym z zespołów dojdzie do opóźnienia, to będzie ono prześladować projekt do samego końca. Co robić w takich przypadkach? Zarazić zaangażowaniem zespół, w którym prace nie idą tak jak trzeba. Dopytywać się jak idą postępy, oferować pomoc w realizacji zadań, które mogą przyspieszyć projekt. Eliminować wąskie gardła, które powodują że nie można zrealizować kolejnych części zadania. Odpowiednio lokować zasoby i przydzielać je tam gdzie są najbardziej potrzebne. Sprawdzić czy nie można zrezygnować z jakiegoś rozwiązania i zastąpić go innym, które zajmie mniej czasu.

Jaki jest sposób w przypadku bardzo dużego wdrożenia, które dotyczy bardzo dużej firmy, kluczowych pionów i wielu zespołów? Przede wszystkim, każdy musi zdawać sobie sprawę z powagi sytuacji i wiedzieć, że od tego czy wykona swoją pracę zależy bardzo dużo. Odpowiedzialność to bardzo dobry czynnik motywujący. Każdy musi wiedzieć co zrobić. Należy też przypomnieć o tym, co i kiedy jest do zrobienia. Warto być w stałym kontakcie z osobami odpowiedzialnymi za dany etap prac i oczywiście dopytywać się o to jak idą przygotowania.

W teorii brzmi prosto, w praktyce jest trudniej, bo zazwyczaj pojawią się jacyś krzykacze, którzy będą wymigiwać się od pracy pod różnymi pretekstami. Będą się opierać, dzwonić do przełożonych i starać się zrzucić swoją pracę na Ciebie. Nie daj się. Kiedy inni zobaczą, że robisz coś za kogoś, to będą chcieli to wykorzystać. Argumenty takie jak brak czasu bardzo łatwo można zbić, bo przecież wszyscy ciężko pracują. Odpowiednio krótki czas na realizację zadania szybko zamknie im usta. Zawsze może znaleźć się też ktoś, kto stwierdzi że termin jest zbyt krótki. Czy jednak nie jest możliwe, żeby zbudować dom w jeden dzień? Technologia budowy domów użyta przez budowlańców z firmy Domek pokazuje, że można to zrobić. Czy zrobienie startupu w 3 dni jest wykonalne? Jak pokazali uczestnicy ostatniego Startup Weekend Warsaw jest to do wykonania! Jeśli można zrobić takie rzeczy w tak krótkim czasie, to nikt nie wmówi Ci, że nie może zrobić tego na co czasu ma znacznie więcej. Bądź stanowczy i podpieraj się twardymi argumentami. Wtedy nikt nie wejdzie Ci na głowę.

Nie zapomnij na koniec podziękować wszystkim zaangażowanym w projekt. Po skończeniu przez kogoś jego części prac, krótka rozmowa i słowo dziękuje da przekonanie, że to co zrobił było ważne. Ludzie po prostu lubią być chwaleni. Tak niewiele czasem trzeba żeby docenić czyjąś pracę. Nie zapominaj o tym, wtedy ludzie też nie zapomną o Tobie. Będziesz odbierany jako profesjonalista, ale również jako równy gość. Słowo dziękuję nic nie kosztuje.

Dziś rozpocząłem największe jak do tej pory wdrożenie w mojej karierze. W tydzień muszę dopilnować, aby na 80 różnych serwisach tematycznych kilkanaście komórek organizacyjnych wprowadziło zmiany, które wraz z zespołem projektowym opracowywaliśmy od września zeszłego roku. Dzięki naszemu rozwiązaniu ponad 12 milionów użytkowników sieci będzie mogło skorzystać z nowego, lepszego narzędzia. Ktoś patrzący z boku na to wszystko może zastanawiać się, czy to w ogóle ma szansę się udać w tak krótkim czasie. Ja znając regułę jaka nad nim panuje jestem pewny, że nie ma innej możliwości.