Bariery innowacji: nie mamy na to czasu

Bariery innowacji: nie mamy na to czasu - na obrazku widoczna jest tarcza zegara ze wskazówką zbliżającą się do godziny 12Ostatni wpis o barierach innowacji cieszył się sporym zainteresowaniem. Postanowiłem zatem kontynuować temat i rozprawić się z kolejną przeszkodą na drodze do innowacji.

Okazuje się, że masz dobry pomysł. Udało Ci się przekonać Twoich współpracowników do tego, że da się go zrobić. Macie plan i chcecie go zrealizować. Na radość jest jednak zbyt wcześnie. Ktoś nagle wstaje i mówi: „nie mamy na to czasu”. Stajesz jak wryty i próbujesz tłumaczyć, ale oni nie słuchają. Pojawiają się kolejne głosy potwierdzające tezę: mamy inne priorytety, nie możemy się teraz tym zająć, nasz harmonogram na to nie pozwala. Spychają Cię do defensywy i nie mają zamiaru odpuścić. Zamiast załamać się i schować pomysł do szuflady zacznij działać.

Dobrze wiesz, że czas to pieniądz. Ilość tego cennego zasobu kurczy się z każdą upływającą sekundą. To pewnie dlatego w Twojej organizacji nikt nigdy nie ma na nic czasu. Wszyscy są tak tym przejęci, że nie mają chwili żeby zająć się swoją pracą. Każdego dnia Ty i ludzie, z którymi współpracujesz tracicie czas na różne rzeczy. Przeglądanie serwisów społecznościowych. Wiszenie na telefonie. Przerwa na papieroska. Wyjście na lunch. Kawka, herbatka, plotki. Jak zająć się pracą kiedy dookoła dzieje się tak wiele.

Firmy za pieniądze kupują czas swoich pracowników i innych organizacji. W ten sposób mogą zlecać im wykonanie różnych zadań. Inwestując pieniądze w czas mogą zyskać większą ilość pieniędzy na inwestowanie. Zarobione środki ulokują w najlepszy sposób: kupią czas kolejnych osób. Ci, którzy są świetnymi specjalistami i potrafią dobrze zarządzać czasem zyskają więcej. Ludzie, którzy nigdy nie mają na nic czasu z punktu widzenia organizacji są mniej wartościowi. Od tego jak firma będzie potrafiła zarządzać tym zasobem będzie zależało to ile pieniędzy zarobi. Pozostaje tylko znaleźć sposób na pokazanie osobom decyzyjnym, że czasu na realizację Twojego pomysłu macie aż nadto.

Zacznij od siebie

Wracasz ze spotkania ciskając gromy w tych wszystkich, którzy twierdzą, że nie macie czasu na ten projekt. Zanim zaczniesz oskarżać innych zastanów się nad tym czy ze swojej strony robisz wszystko jak trzeba? Zamiast mówić o swoim pomyśle można było przecież pokazać już jakieś gotowe prace. Zrobić prototyp. Zadzwonić do paru osób i im go zaprezentować. Zamiast mówić o koncepcji była szansa powiedzieć wszystkim: ale my już nad tym pracujemy i w zasadzie najtrudniejszą część mamy za sobą. W ten sposób nikt nie mógłby tak łatwo zamknąć Twoich ust.

Pomyśl o tym ile czasu marnujesz dziennie na niepotrzebne zajęcia. Jest ich cała masa. Sprawdzanie Facebooka, obsesyjne zaglądanie na maila, czytanie od deski do deski wszystkich informacji na portalach. To pewnie tylko czubek góry lodowej. Wyeliminuj ze swojego planu to co nie wnosi nic do Twojego życia. Każdy dzień pracy rozpoczynaj od wpisania do kalendarza zadań, które chcesz zrealizować. I zrób je zanim zabierzesz się za coś innego.

Nie rozpraszaj się robiąc dziesięć rzeczy na raz. Nie zrobisz dobrze żadnej z nich. Ustal sobie priorytety. Najpierw rób to co jest najważniejsze dla firmy. Później to co blokuje inne prace. Na końcu to w czym czujesz się najlepiej. Te zadania zrobisz bardzo szybko. Jeśli wpadnie Ci do zrobienia coś ważnego, zajmij się tym. Ja robię wszystko od razu. Dzięki temu mam to z głowy i mogę zająć się kolejnymi zadaniami. Czynności, które wykonujesz codziennie staraj się automatyzować o ile to możliwe. Przygotuj sobie szablony, które pozwolą Ci skrócić czas pracy nad powtarzanymi pracami. Zobaczysz znaczną poprawę stosując się do tych wskazówek. To nie wszystkie narzędzia, które Ci pomogą. Więcej praktycznych porad dotyczących optymalizacji swojej pracy znajdziesz na blogu Jakuba Ujejskiego produktywnie.pl.

Zarządzaj pracą swoich ludzi

Pracujesz nad sobą i widzisz wyraźne efekty. Pora zabrać się zatem za Twoich ludzi. W swoim przypadku dobrze wiesz na co tracisz czas. A jak jest z nimi? Potrafisz to dostrzec? Niekoniecznie musi być tak, że Twoi pracownicy są leniwi. Bardzo często zdarza się, że każdego dnia muszą wykonywać jakąś żmudną czynność, którą można by zoptymalizować. Kilka lat temu jeden z moich pracowników każdego dnia musiał przeglądać tysiące blogów w poszukiwaniu ciekawych i aktualnych wpisów. Pewnego razu zobaczyłem w jaki sposób to robi. Miał spisaną listę i wchodził na każdego bloga żeby sprawdzić czy pojawiło się na nim coś ciekawego. Zapytałem się go: czemu nie wrzucisz sobie tego do czytnika RSS? Zrobił wielkie oczy jakby pierwszy raz w życiu słyszał o czym mówię. Okazało się, że nie zna tego narzędzia. Kiedy pokazałem mu jak się nim posługiwać dodał do czytnika wszystkie źródła. Już więcej nie musiał przeglądać każdego bloga. Program sam wysyłał mu powiadomienia o tym, gdzie pojawił się nowy post i czego dotyczy. W ten sposób udało się znacznie poprawić wydajność jego pracy.

Takich przypadków w Twoim zespole może być znacznie więcej. Spotkaj się ze swoimi ludźmi. Spytaj ich na co poświęcają każdego dnia najwięcej czasu. Sami powiedzą Ci o tym co im przeszkadza i co ich blokuje. Razem poszukajcie rozwiązania, które ułatwi im życie. Być może ktoś inny będzie chciał robić to za czym nie przepadają inni. Jeśli ma do tego talent wszyscy na tym zyskacie. W ten sposób wygospodarujesz więcej czasu. Będziecie mogli go przeznaczyć na pracę przy Twoim projekcie.

Możesz dodatkowo wprowadzić kilka innych czynności, które pomogą Wam sprawniej pracować. Zastanów się nad tym czy nie możecie przychodzić do firmy w innych godzinach. Kiedy parę lat temu obejmowałem stanowisko kierownika zespołu jednym z moich pierwszych zadań było załatwienie z dyrektorem możliwości szybszego zaczynania pracy. Mniejszy ruch w biurze, większy spokój. Przede wszystkim jednak mieliśmy dodatkową godzinę na przygotowanie tekstów jakie czytali nasi użytkownicy. Ten prosty manewr przełożył się na poprawę naszych wyników o ponad 20%. W ten sposób udało nam się upiec kilka pieczeni na jednym ogniu.

Odszukaj więcej czasu wewnątrz firmy

Ty i Twój zespół pracujecie już pełną parą. Czasu starcza Wam na wszystko, a nawet na więcej niż innym. Pozostaje rozwiązanie największego problemu. Jak przekonać innych do tego, że czas się znajdzie. Przede wszystkim musisz zastanowić się nad tym, czy Twój pomysł rzeczywiście warto realizować. Dla Ciebie to oczywiste, ale czy jest to jasne dla wszystkich innych? Rozpisz sobie korzyści wynikające z wprowadzenia innowacji. Nawet jeśli Twój projekt dotyczyć będzie tylko niewielkiej części organizacji postaraj się poszukać w nim elementów, które będą oddziaływać na innych. W ten sposób pokażesz, że firma zyska więcej czasu.

Kolejnym elementem, na który musisz zwrócić uwagę jest to ile czasu zajmie realizacja tego przedsięwzięcia? Jak dużo zasobów potrzebujesz? Bez czego nie uda się osiągnąć sukcesu? Spisz harmonogram i wymagania. Wyceń je. Nie zapomnij zanotować tego co już udało się zrobić. Być może Twój zespół włożył już w projekt tak dużo energii, że nie ma sensu przerywać.

Mając informacje o tym ile czasu potrzebujesz możesz porównać je z zaplanowanymi pracami w organizacji. Harmonogramy rzadko są bardzo sztywne. Zazwyczaj udaje się gdzieś coś wcisnąć. Upewnij jakie zasoby i kiedy są wykorzystywane. Zastanów się nad tym czy gdzieś nie pojawi się luka. Być może wtedy uda się realizować część zakresu Twojego projektu. Sprawdź czy ktoś nie skończył szybciej zadań jakie miał do wykonania. Wbrew pozorom w firmach dziej się to bardzo często. Wykorzystaj nieużywane zasoby. A może Twój zespół jest w stanie komuś pomóc? Ty zrobisz coś dla nich, oni pomogą przy Twoim projekcie. I wszyscy będą szczęśliwi. W ostateczności możesz też poprosić o zmianę priorytetów. Pokazując korzyści i plan realizacji projektu masz szansę przekonać wszystkich, że warto to zrobić.

Podsumowanie

Czas to jedna z najcenniejszych rzeczy jaką masz. Warto dobrze go wykorzystać. Nie jest to możliwe jeśli nie zdasz sobie sprawy z tego jak dużo czasem go marnujesz. Policz ile ubywa Ci go każdego dnia i przemnóż to przez liczbę pracowników w Twojej firmie. Zastanów się nad tym co można by w tym czasie zrobić. Na pewno dużo. Możliwości optymalizacji czasu jest wiele. Zatem bierz się do roboty i pokaż innym, że ze wszystkim się wyrobisz. Nigdy nie będzie lepszego momentu na to żeby się tym zająć.

Źródło obrazka: flickr.com (CC) Earls37a